Privacyreglement Boskoopse Fotoclub Boskoop 1-9-2019

Algemeen
Het bestuur van de Boskoopse Fotoclub hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens die door de Boskoopse Fotoclub worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. Boskoopse Fotoclub is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen. Dit privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Boskoopse Fotoclub .
Voor vragen over dit reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de Boskoopse Fotoclub met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.

Doel van het privacyreglement
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van Boskoopse Fotoclub en beschrijft hoe Boskoopse Fotoclub omgaat met de privacy van betrokkenen. Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de Boskoopse Fotoclub .
Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door de Boskoopse Fotoclub, de doeleinden van de gegevensverwerking door de Boskoopse Fotoclub, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Als u deze website bezoekt of lid bent van de Boskoopse Fotoclub, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert de Boskoopse Fotoclub uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door de Boskoopse Fotoclub is opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, dat uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en dat u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Begrippen
In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven. De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
- Het privacyreglement: dit reglement;
- Verantwoordelijke: de Boskoopse Fotoclub ;
- Beheerder: de secretaris van de Boskoopse Fotoclub ;
- Webmaster: de webmaster van de Boskoopse Fotoclub , die de website beheert.
- Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
- Gebruiker: de functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; hiermee wordt de clubsecretaris van Boskoopse Fotoclub bedoeld of andere door het bestuur aan te wijzen personen;
- Derden: personen en instanties buiten de Boskoopse Fotoclub ;
- Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt dus persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
- Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
- Leden: Hiermee worden de leden van de Boskoopse Fotoclub bedoeld;
- Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.

Doeleinden
De Boskoopse Fotoclub verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn:
- Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de Boskoopse Fotoclub , gebruikelijk zijn;
- Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de Boskoopse Fotoclub 
- Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van Boskoopse Fotoclub
- Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
- Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van de Boskoopse Fotoclub en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de Boskoopse Fotoclub , bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
- Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.
- Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals bestuur en commissies enz.

Rechtmatige grondslag
De Boskoopse Fotoclub verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)
- Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
- Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel van is/was; - Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
- Voor de goede vervulling van de taak, die Boskoopse Fotoclub vervult;
- Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking. Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking
De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels. Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens
De Boskoopse Fotoclub verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
- Leden van de Boskoopse Fotoclub;
- Personen die de Boskoopse Fotoclub om informatie of documentatie hebben verzocht; tenzij deze via de mail worden gevraagd; er wordt geen emailadres opgeslagen.
- Personen met wie de Boskoopse Fotoclub een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Leden worden geregistreerd door de ledenadministratie.
- Adres
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer
- Wedstrijdfoto's / filmpjes
- Winnende foto's / filmpjes
- Bijzonderheden over het lidmaatschap / rol binnen de organisatie
- Contributieplichtig
De persoonsgegevens van het lid worden binnen 6 maanden uit de ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de Boskoopse Fotoclub is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de Boskoopse Fotoclub zijn beëindigd of de transactie met de Boskoopse Fotoclub is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt. Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens De Boskoopse Fotoclub verstrekt zonder toestemming geen persoonsgegevens aan derden. De gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.
Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan leden van de Boskoopse Fotoclub, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging
De Boskoopse Fotoclub draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Boskoopse Fotoclub en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Rechten van betrokkenen
De betrokkene heeft de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de Boskoopse Fotoclub te vragen hoe zijn/haar persoonsgegevens zijn verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens zijn verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Boskoopse Fotoclub om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Boskoopse Fotoclub te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De Boskoopse Fotoclub zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking zoals een ledenadministratie.

Website van Boskoopse Fotoclub
De webmaster van Boskoopse Fotoclub is verantwoordelijk voor deze website. De website van Boskoopse Fotoclub is www.boskoopsefotoclub.com. De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen die Boskoopse Fotoclub heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. De Boskoopse Fotoclub maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de betrokkene. Cookies De website van de Boskoopse Fotoclub gebruikt functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookies werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de Boskoopse Fotoclub. De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het privacyreglement van de Boskoopse Fotoclub is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten.
De social media cookies zijn o.a.:
- Door te klikken op de facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.
- Google plaatst een googleapis cookie.
- Youtube plaatst diverse cookies.
De website van de Boskoopse Fotoclub bevat video’s, die via Youtube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de YouTube website.

Private logging
Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het ip-adres niet vast te leggen. Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard.

Links naar websites van derden
Op de website van Boskoopse Fotoclub zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. De Boskoopse Fotoclub is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek
Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).
De webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van Boskoopse Fotoclub worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen
In gevallen waarin het privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de Boskoopse Fotoclub . Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit privacyreglement. Wijzigingen en aanvullingen van het privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Dit privacyreglement is goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van ………… en is in werking getreden op deze datum.

Het bestuur Boskoopse Fotoclub.